Handel towarami jest podstawą działalności wielu firm. Każda z tych firm prowadzi magazyn, z którego towary są wysyłane do kontrahentów. Gospodarka magazynowa jest podstawą do wystawienia faktury VAT, która będzie ujawniona w księdze przychodów i rozchodów. Co to jest wydanie zewnętrzne i jak powinien wyglądać ten dokument?
Gospodarka magazynowa
Wydanie zewnętrzne jest dokumentem, który pojawia się w każdej firmie prowadzącej gospodarkę magazynową. To na podstawie tego dokumentu towar opuszcza magazyn i zostaje wysłany do kontrahenta. W oparciu o WZ zostaje wystawiona faktura VAT, która staje się podstawowym dokumentem wprowadzanym do księgi przychodów i rozchodów.
Wydanie zewnętrzne nie jest dokumentem, który jest podstawą do zaksięgowania. Księgowość może posługiwać się wyłącznie fakturami VAT. Jest jeden wyjątek. Wydanie zewnętrzne ma wartość faktury VAT, gdy nabywca towaru jeszcze przed otrzymaniem faktury sprzeda go kolejnemu kontrahentowi. Księgowość może wprowadzić wydanie zewnętrzne jako dokument sprzedaży. Warunkiem jest prawidłowe wypełnienie WZ.
Jak wystawić WZ?
Wydanie zewnętrzne jest dokumentem, który obwarowany jest konkretnymi wytycznymi. Jego poprawne wystawienie jest warunkiem sporządzenia poprawnej faktury VAT.
Wydanie zewnętrzne powinno być opatrzone datą. Konieczna jest data wystawienia dokumentu, jak i data opuszczenia przez towar magazynu.
Kolejnym elementem WZ jest dokładny opis towaru. Ważny jest jego numer identyfikacyjny, który powstaje w oparciu o program magazynowy, którym posługuje się przedsiębiorca. Warto pamiętać, że im dokładniej wypisana jest WZ, tym łatwiej jest wystawić fakturę VAT.
WZ powinna zawierać informacje o wadze towaru. Ważna jest waga netto, jak i brutto. Korzystne jest również umieszczenie adnotacji o atestach oraz certyfikatach, które posiada towar.
Ostatnim elementem wydania zewnętrznego są podpisy. Dokument musi mieć podpis osoby wydającej towar oraz osoby, która przejmuje nad nim odpowiedzialność. WZ bardzo często zawiera godzinę wydania towaru, jest to bardzo pomocne w razie wszystkich spornych spraw. Dokładne ustalenie czasu przekazania towaru, a wraz z nim odpowiedzialności, może mieć kluczowe znaczenie w razie uszkodzenia produktu.
Artykuł powstał w oparciu o materiały znalezione na afaktury.pl.
